Gama System eArchive
Sistem Gama System® E-Arhiv je namenjen pravno veljavnemu shranjevanju elektronskih dokumentov. Skupaj s svojimi aplikacijskimi storitvami je sistem sposoben pravno garantirati nespremenljivost ter varnost shranjenih elektronskih dokumentov in hkrati omejevati nedovoljen dostop do dokumentnih vozlišč, vrst dokumentov in posameznih dokumentov.
Sistem arhiviranja elektronskih dokumentov je sposoben shraniti več milijonov dokumentov, izvažati dokumente, jim spreminjati metapodatke in sprejeti neomejeno količino dokumentov v procesiranje - s pravilnim skaliranjem. Rešitev omogoča shranjevanje poljubnih elektronskih dokumentov, ki jih preko programskega vmesnika shrani v arhiv, ki se nahaja pod okriljem ponudnika storitve.
Rešitev je namenjena ponudnikom storitev arhiviranja in velikim podjetjem, ki želijo samostojno implementirati shranjevanje ter arhiviranje elektronskih dokumentov. Rešitev podpira več ločenih logičnih arhivov znotraj iste namestitve. Vsak arhiv ima polno funkcionalnost po določanju dostopa, pravicah, hierarhiji, vstopnih pravilih, itd.
Vse vstopne točke (imenovane vstopni dokumentni ponori) prenašajo dokument preko vmesnega dokumentnega ponora do glavnega dokumentnega ponora in omogočajo abstrakcijo zajema dokumentov.
Logična sestava hierarhije arhiva je poljubna in omejena na administratorje posameznih končnih strank. Spodnja shema prikazuje primer hierarhije arhiva:
Osnovne lastnosti sistema so: - Modularen sistem, izdelan na platformi Microsoft .NET Framework 3.0
- Podpora arhiviranju elektronskih dokumentov
- Iskanje po arhivu
- Administratorski modul
- Nastavljivi parametri (preko vstopnih pravil) za zajem dokumentov.
- Podpora poljubnemu formatu dokumentov (Microsoft Office, Adobe PDF, XML, …)
- Podpora elektronskemu podpisu, časovnemu žigu in/ali kriptiranim dokumentom. Podpora kriptiranim dokumentom je omejena na možnost končne stranke, da v sistem pošilja tudi kriptirane dokumente.
Rešitev E-Arhiv je dokumentno osnovana. Interakcija z arhivom je mogoča preko dokumentov XML. Rešitev tudi rezultate vrne v obliki dobro oblikovanega dokumenta XML. Sheme so na voljo preko iste storitve, kot ostale funkcionalnosti.
Osnovna arhitektura rešitve je sestavljena iz treh vrst dokumentnih ponorov: - Vhodni dokumentni ponor
- Vmesni dokumentni ponor
- Glavni dokumentni ponor
Ponori skupaj sestavljajo dokumentni cevovod, ki definira pot skozi fizične strežnike pred uvrstitvijo dokumenta v trajen informacijski vir in predajo obdelave aplikacijskim servisom.
Življenjski tok dokumenta je lahko sestavljen iz kompleksnih akcij. Spodnji primer opisuje tipični življenjski tok dokumenta: - Prihod dokumenta
Dokument se pojavi na enem od vhodnih dokumentnih ponorov. Format dokumenta je odvisen od uporabljenega ponora. Ponori so implementirani na različne načine in namenjeni različnim možnostim vstopa v arhiv. Najpreprostejši ponor je datotečni sistem, ki dokument enostavno premakne v arhiv. Ponor poštnega predala je primeren za pošiljanje dokumentov preko elektronske pošte. Spletna storitev je namenjena povezljivosti ter interni integraciji sistema z drugimi sistemi. Interno integracijo je mogoče doseči tudi z uporabo vmesnega dokumentnega ponora. - Procesiranje in prenos dokumenta v arhiv
Po vstopu dokumenta v enega od dokumentnih ponorov se ta prenese v vmesni dokumentni ponor. Dokument se procesira v odvisnosti od nastavitev sistema arhiviranja. Dokument se na podlagi pravil preko glavnega dokumentnega ponora shrani v hierarhično strukturo arhiva. - Uporaba dokumenta
V času življenja dokumenta v arhivu je dokumente mogoče pregledovati, spreminjati njihove metapodatke, jih premikati po arhivu. - Prenos dokumenta
Dokument se lahko prenese iz hitrega na počasni medij glede na nastavitve metapodatkov. V primeru, da je dokument na počasnem mediju in ga končna stranka zahteva, se izvede povpraševanje na počasni medij in dokument se začasno prenese nazaj na hitri medij. Ob prenosu dokumenta nazaj na hitri medij se preveri veljavnost časovnega žiga. - Ponovno časovno žigosanje dokumenta
Arhiv dovoljuje ponovno časovno žigosanje dokumenta ob poljubnem času, kar določajo metapodatki dokumenta. Stari časovni žigi se vedno ohranijo in ob ponovnem časovnem žigosanju preverjajo. Generira se veriga časovnih žigov, ki omogoča preverjanje veljavnosti in ugotavlja potencialno spreminjanje dokumenta. - Brisanje dokumenta
Dokument je mogoče iz arhiva zbrisati, pri čemer se dokument fizično iz arhiva ne odstrani. Še vedno je na voljo v sistemski mapi zbrisanih dokumentov. - Uničenje dokumenta
Dokončno uničenje dokumenta je mogoče s potrditvijo dveh izbranih administratorjev končne stranke. Pri tem se dokument dokončno uniči in ga ni mogoče vrniti v prejšnje stanje. Sistem Gama System® E-Arhiv
(trenutne namestitve sistema) večjim strankam omogoča ohranjanje pravne veljave shranjenih dokumentov. Sistem podpira tudi integracijo z dokumentnim sistemom Gama System® eDocs , ki lahko služi kot ena od vstopnih točk za arhivirane dokumente.
|