Gama System dopolnjuje svojo dokumentno linijo z novo rešitvijo Gama System eDocs® SignPen, namenjeno lastnoročnemu elektronskemu podpisovanju dokumentov.

Akreditirani dokumentni sistem Gama System® eDocs že v celoti podpira digitalno podpisovanje dokumentov z uporabo kvalificiranih digitalnih potrdil, kar v skladu s slovensko zakonodajo daje dokumentu polno pravno veljavo. Uporaba sicer popolne tehnološke rešitve v praksi naleti na resne ovire, ki izhajajo iz dejstva, da marsikdo še ne uporablja digitalnega potrdila. So pa tudi subjektivne ovire, saj veliko ljudi želi videti svoj lastnoročni podpis neposredno na dokumentu. Odgovor na to seveda ni v skeniranju lastnoročnega podpisa in vstavljanju slike le tega v dokument, saj so tovrstne rešitve brez pravne veljave in zlorabljajo neznanje uporabnikov.

Rešitev Gama System® eDocs SignPen uporabnikom omogoča lastnoročno podpisovanje dokumentov v elektronski obliki, ne da bi jih bilo potrebno pred tem natisniti na papir in jih naknadno ponovno skenirati. Podpisan dokument je še vedno mogoče natisniti in dostaviti prejemniku v papirni obliki, medtem ko je v dokumentnem sistemu na voljo v izvorni elektronski obliki brez izgube informacij, ki so sicer posledica pretvorbe v fizično (analogno) obliko zgolj zaradi zajema lastnoročnega podpisa odgovorne osebe.

Nova rešitev gradi na obstoječih prednostih dokumentnega sistema Gama System® eDocs, ki je zasnovan tako, da omogoča uporabo z vsemi vrstami dokumentov (računi, pogodbe s strankami, dopisi, zavarovalne police,...) v organizaciji, ne glede na njeno organizacijsko obliko. Nekaj scenarijev uporabe, v katerih je mogoče s pridom uporabiti Gama System® eDocs SignPen:

• Uporabnikom dokumentnega sistema lahko vnaprej zajamemo njihov podpis, ki se v nadaljevanju uporablja kot parafa na dokumentih, podpisanih s kvalificiranim digitalnim potrdilom, referenčni podpis pa se lahko uporablja tudi pri preverjanju avtentičnosti kasnejših podpisov na podlagi biometričnih lastnosti.
• V delovnem toku dokumentov lahko uporabniki za potrditev njihove vsebine poleg podpisa s kvalificiranim digitalnim potrdilom ali namesto njega uporabijo tudi elektronski lastnoročni podpis, ki se samodejno vstavi na dokument na mesto, ki je bilo za to vnaprej predvideno pri pripravi dokumenta.
• V točki, ko dokument zapušča dokumentni sistem, v katerem je lahko tudi že podpisan s kvalificiranim digitalnim potrdilom, se mu lahko doda še elektronski lastnoročni podpis, namenjen predvsem končnemu prejemniku dokumenta.

Gama System d.o.o. pričakuje, da bo nova rešitev pripomogla k hitrejšemu uveljavljanju elektronskega obvladovanja dokumentov in elektronskega poslovanja, kar bo zmanjšalo stroške tako pri avtorjih kot pri prejemnikih poslovnih dokumentov.