Gama System® eDocs

Gama System® eDocs

Dokumentni sistem za prihodnje desetletje

Gama System® eDocs 5 je dokumentni sistem za hitro, fleksibilno in učinkovito poslovanje ter upravljanje informacij v zahtevnih razmerah poslovanja

Gama System® eDocs 5 je zasnovan, da izboljša agilnost organizacije, pospeši proces odločanja in vašim sodelavcem prihrani čas, ki ga lahko namenijo pomembnim nalogam.  Omogoča varen in učinkovit pretok informacij, pri komunikaciji znotraj organizacije, s partnerji in z vašimi strankami.

Dokumentni sistem podpira celoten postopek upravljanja z dokumentarnim gradivom v digitalni obliki, podpira različne formate elektronskih dokumentov in vse vrste dokumentacije.

Upravljanje dokumentacije in informacij  iz različnih virov - projektne dokumentacije, e-pošte, faksov in drugih medijev, znotraj procesov, ki generirajo posel, je izjemnega pomena.

Prednosti

Gama System® eDocs predstavlja celovito rešitev za vsako organizacijo ali podjetje ter omogoča zmanjšanje tveganj in povečanje operativne učinkovitosti na naslednje načine: 

  • Brezpapirno poslovanje vam omogoči velike prihranke, takojšen dostop do informacij na zahtevo, ter izboljša vaš odzivni čas na zahteve strank.
  • Omogoča vam, da iščete, pregledujete, urejate, ustvarjate in delite poslovne vsebine iz različnih dostopnih točk in kadarkoli.
  • Uporabnikom omogoči, da delijo dokumente ter omogoča timsko delo različnih oddelkov znotraj in tudi izven organizacije.
  • Omogoča nadzor nad uporabo informacij in preprečuje tveganje odtekanja informacij ali nepooblaščenih vpogledov.
  • Omogoča organizacijo in vizualizacijo vseh, za organizacijo pomembnih informacij, kar porabnikom omogoča, da hitro najdejo odgovore na vprašanja in optimizirajo svoje odločitve.

Lastnosti

Sistem vključuje različne uporabniške vmesnike za različne tipe uporabnikov, generatorje dokumentov (Microsoft Office System) in integracijske točke za povezavo s sistemi ERP in zalednimi sistemi. Gama System® eDocs podpira samodejno integracijo s pravno veljavnim arhivom Gama System® eArchive ter nastavke za integracijo z drugimi elektronskimi arhivi.

Uporabniška prijaznost

Gama System® eDocs je uporabniku prijazen dokumentni sistem. Z nastavljivimi pravili je mogoče uporabnika usmerjati k izdelavi poslovne dokumentacije brez poznavanja procesa in brez omejitev. Varnost in pravna veljavnost se samodejno aplicirata na proces izdelovanja in upravljanja z dokumenti.

Organiziran delovni tok

Poslovni procesi so vezani na klasifikacijski načrt, vrsto dokumenta ali na dokument.

Analitično poročanje

Generiranje analitičnih poročil OLAP, popoln nadzor nad procesi, ne glede na vrsto dokumenta.

Razdeljevanje dokumentov

Zagotovljena sta pravilnost razdeljevanja dokumentov glede na definirana pravila in samodejno razdeljevanje.

Modularnost

Integrirani moduli za vhodno in izhodno pošto, zajem, vložišče in tehnično dokumentacijo.

Visoka povezljivost

Integriranje partnerjev, dostop preko spleta, storitveni vmesniki, maksimalna povezljivost, efektivni delovni tokovi in preglednost. Opravila in dokumenti so povezani, kar omogoča preglednejše in hitrejše izvajanje nalog ter analitično poročanje o napredku.

Podpora digitalnemu podpisovanju:

  • Vzporedno in zaporedno podpisovanje
  • Eksplicitna podpora podpisovanju nespremenljivih dokumentov
  • Vključevanje podpisnikov, brez padca veljavnosti dokumenta
  • Podpisni krogi, preverjanje podpisov
  • Podprto strinjanje z vsebino z možnostjo izkazovanja delnega strinjanja ali nestrinjanja 
  • Dodajanje poljubnih vrednosti - metapodatki
  • Digitalni podpis, skalarne in slikovne vrednosti: lastnoročen digitalni podpis
  • Dodajanje podpisov iz podpisne tablice

Ostale lastnosti:

  • Odzivnost in preglednost: evidenca opravil in spremljajoča obvestila, povezanost aktivnosti, hitra dostopnost do podatkov s pomočjo različnih iskalnih kriterijev 
  • Zagotovljena skladnost s politiko, pravili in standardi podjetja
  • Pregledno in hitro iskanje dokumentov, raznovrstno iskanje (po metapodatkih, delih teksta)
  • Podpora verzioniranja in izdaj dokumentov: možnost ohranjanja podpisanih verzij, prvih verzij
  • Dokumenti so obvladovani skladno z akreditacijo pri Arhivu Republike Slovenije
  • Sledenje dostopa in verzij: revizijske sledi sprememb, dostopov, delovnih tokov
  • Množično kreiranje in razdeljevanje dokumentov: razdeljevanje med uporabniki, skupinami uporabnikov
  • Organizacija delovnih tokov: nastavljivi statusi in stopnje, koraki tokov, z možnostjo komentarjev, navodil ob vsakem koraku
  • Organizacija skupin prejemnikov in podpisnikov: možnost sprotnega dodajanja oz. brisanja iz seznama
  • Podpora OCR
  • Dodeljevanje in odvzemanje pravic uporabnikov, visoka granulacija pravic
  • Podpora časovnega žigosanja
  • Samostojna definicija procesov in delovnih tokov
  • Podpora preprostemu razdeljevanju dokumentov in dostopu do vnaprej določenih vsebin
  • Prilagodljiv klasifikacijski načrt
  • Zajem papirnih dokumentov
  • Dokumentne predloge in obrazci 

Preprostost

Pravna veljava

Naprednost

  • Ohranjanje obstoječega znanja uporabnikov
  • Samostojna definicija procesov in tokov
  • Podpora digitalnemu podpisovanju, časovnemu žigosanju
  • Varne revizijske sledi
  • Prijazen dokumentni sistem
  • Podpora poljubnim formatom

Kontaktirajte nas še danes in pomagali vam bomo pri vaših vprašanjih.