Obvladovanje prejete in izdane pošte v vložiščih

Obvladovanje prejete in izdane pošte v vložiščih

Povečajte produktivnost in pohitrite vaše procese, tako da avtomatizirate sprejemne pisarne v brezpapirna in učinkovita digitalna vložišča.

Zaposleni v vložiščih, sprejemnih oz. glavnih pisarnah se vsakodnevno srečujejo z množico papirnatih dokumentov, ki jo je treba skrbno razvrstiti, evidentirati in usmeriti na pravilne naslovnike v podjetju ali podružnice podjetja.

V kolikor ste se težave lotili z uvedbo ročnega vpisovanja v elektronsko razpredelnico ali celo uvedbo elektronske poštne knjige, to šele delno reši težavo. Vaši zaposleni še vedno ne izkoriščajo vsega potenciala, ki vam ga omogočajo najnovejše tehnologije.

Rešitev Gama System eDocs vam omogoča popoln prehod iz klasičnega upravljanja sprejemnih pisarn v učinkovito, nadzorovano in popolnoma avtomatizirano obvladovanje vhodne in izhodne pošte.

Izzivi, ki jih rešujemo

  • Ročno in zamudno vpisovanje prejete pošte, npr. prejeti računi
  • Pogoste napake pri tipkanju
  • Počasna dostava pošte
  • Vedno večje število papirnatih dokumentov zaradi povečanega števila transakcij
  • Visoko plačani zaposleni izgubljajo čas s pretipkavanjem podatkov

Vaše koristi

Boljša odzivnost do strank

Odpade fizično iskanje prejete pošte, povratnic ali potrdil o poslani pošti, posledično vas ne bo več skrbelo za izgubljeno ali založeno pošto. Konec bo zamudnega prenašanje pošte po organizaciji, saj bodo zaposleni fizično pošto oddajali kar elektronsko direktno v centralno vložišče.

Prihranek denarja

Predvsem se bodo znižali stroški fotokopiranja in drugi stroški pisarniškega materiala.

Povečanje produktivnosti zaposlenih

Klasifikacija zajetih dokumentov glede na tip – račun, dopis, pogodba, reklama,…se spomočjo tehnologije OCR (optično branje podatkov) izvaja samodejno, prav tako evidentiranje in generiranje knjige prejete in oddane pošte.

Pošte se razvršča pravim prejemnikom ali organizacijskim enotam ne glede na lokacijo. Rešitev jih samodejno obvesti o novi pošti preko sistema ali preko e-pošte. Prav tako lahko več oseb istočasno dostopa do enega dokumenta.

Hitrejši in standardizirani procesi

Rešitev omogoča višjo skladnost z zakonodajnimi, panožnimi in organizacijskimi predpisi, kar vpliva na zmanjšanje operativnih tveganj. Pošte se sledi v njenem celotnem življenjskem ciklu od prihoda v podjetje do njenega izhoda.

Prihranek časa

Odpade zamudno fizično prenašanje in iskanje prejete pošte, povratnic ali potrdil o poslani pošti. enako je omogočeno elektronsko oddajanje fizične pošte v centralno vložišče. Vse skupaj pomeni, da se pošta praktično nikoli ne založi ali izgubi.

Zagotovite si naštete koristi z rešitvijo Gama System© eDocs.