Obvladovanje dokumentacije

Obvladovanje dokumentacije

Uredite tok množice neurejenih dokumentov, ki znižujejo produktivnost vaših zaposlenih in avtomatizirajte procese, da vam bodo začeli prinašati potrebno konkurenčno prednost.

Se vam dogaja, da enostavno ne morete več slediti vsej papirnati in elektronski dokumentaciji, ki prihaja v organizacijo in v njej nastaja? Ali iščete dokumentacijo o stranki, projektu ali procesu na več lokacijah in vam to vzame preveč časa? Se stranke ali dobavitelji pritožujejo, da se prepočasi odzivate?

Verjetno ste že spoznali, da se število informacij v vaši organizaciji vidno povečuje in da si z obstoječi sistemi pri tem vedno težje pomagate pri poslovanju. Dejstvo je, da se do 80% informacij nahaja v sistemsko neobvladovanih dokumentih in zapiskih zaposlenih, kar posledično vodi v neučinkovito poslovanje in morebitno neskladnost z zakonodajo ali panožnimi standardi.

Izzivi, ki jih rešujemo

  • Izgube časa zaradi dolgotrajnega iskanja dokumentov in informacij
  • Visoki stroški tiskanja, fotokopiranja in pisarniškega materiala
  • Dokumentacija v organizaciji ali med enotami potuje neorganizirano, ni povezana med seboj ali pa je nesistematično shranjena na različnih lokacijah in sistemih
  • Neusklajeno delo zaposlenih na skupnih dokumentih ali podvajanje le teh
  • Pomembni dokumenti nenadzorovano uhajajo iz podjetja, se zalagajo, izgubljajo ali celo uničijo

Vaše koristi

Boljša odzivnost do strank in dobaviteljev

Zaradi hitrejšega in celostnega procesiranja dokumentov, boste lažje obravnavali zahteve vaših strank, saj boste imeli uvid v vse dokumente, ki so z njo povezani. Po drugi strani boste hitreje obdelovali prejete dokumente iz strani dobaviteljev in posledično lahko izkoristili možnosti npr. popustov za hitra plačila.

Višja produktivnost zaposlenih

Zaradi standardizacije in hitrejšega prenosa dokumentov med zaposlenimi, lahko skrajšate čase procesiranja dokumentov tudi do 50%, oz. še več, če se le ti nahajajo na oddaljenih lokacijah. Iskanje in vračanje dokumentov se lahko zmanjša iz 15 na 1 minuto in še več, če en dokument potrebuje za delo več zaposlenih. Čas potreben za pregledovanje in podpisovanje dokumentov se lahko zmanjša tudi do 500%.

Znižanje stroškov

Poleg znižanja pisarniških stroškov manipulacije s papirjem, boste prihranili tudi do 80% pri stroških arhivskih omar in prostoru za arhiviranje.

Učinkovitejše vodenje in nadzor

Naše rešitve za obvladovanje dokumentacije, vam omogočajo enostavno in učinkovito spremljanje delegiranih nalog, ter posledično boljšo preglednost nad poslovnimi procesi v organizaciji. Prav tako je zagotovljen nadzor in sledljivost nad celovitostjo dokumentov, še posebno tistih, ki so zaupne narave.

Zagotovite si naštete koristi z rešitvijo Gama System© eDocs, s katero lahko obvladujete katerokoli dokumentacijo v organizaciji, med drugim tudi:

  • Računovodska dokumentacija: prejeti računi, izdani računi, zahtevki za potni nalog, zahtevki za dopust
  • Pravna dokumentacija: pogodbe
  • Razvojno tehnična oz. produktna dokumentacija (PLM/PDM)
  • Dokumentacija standardov kakovosti ISO
  • Projektna dokumentacija: projektne mape
  • Kadrovska dokumentacija: kadrovske mape
  • Finančna dokumentacija
  • Dokumentacija sej uprave in nadzornega sveta
  • Dokumentacije razpisov